《档案信息化管理制度（通用15篇）》
在现代化社会发展中，档案管理工作具有多样性、便捷性、广泛性以及服务性特点，人们对于档案管理工作提出了越来越高的要求，不管是档案保存方面还是管理理念的选择方面，都发生了质方面的飞跃，随着社会的发展以及经济水平的提高，信息化是档案管理工作发展的必然趋势。
档案信息化管理的制度 1
随着信息技术产业的发展，高科技应用产品参与各行业管理，高校档案管理工作也越来越多的运用现代信息技术手段进行科学化管理。牡丹江大学继续教育学院档案管理也随之进入了信息化管理时代。牡丹江大学继续教育学院是由原牡丹江市职工大学，牡丹江广播电视大学，牡丹江大学建工学院资源整合后合并而成。现设有中专，大专，专科起点升本科，远程开放教育等多种办学层次。由此，广泛应用现代信息技术，实现档案管理信息化、产业化、自动化，促进现今学校档案工作科学化的发展尤为重要。
一、高等学校档案管理信息化的价值
近年来，档案的生成方式在社会经济科技发展壮大的同时也产生了很大的变化。由原来的人工书写、实体存放等纸读形式逐渐的转成利用电子专用设备录入、储存的机读形式。信息化机读形式怎样在高等院校档案管理中更具有价值，更加系统化，更好的为师生提供完善的服务，是现代信息化档案管理时期带给去人们的重大机遇。相应的解决信息化档案管理系统研发、使用过程中所面临的问题，特别是网络安全、数据库建立、备份等问题，也将是现代信息化档案管理给予我们的巨大挑战。做好档案信息化系统研发前期工作，参考、借鉴、调查、研究相应管理系统、资料，开拓思想、创新优化。分析现今网络媒介当中的安全隐居问题，做好防范工作措施和后续处理工作办法将是档案信息化管理现阶段需要攻克的一项难关。
二、高等学校档案管普遍存在的问题
高校档案的管理、利用是以科学的信息化为载体，以分享、利用信息资源为目地，以提升教学质量为最终要求的管理。他不同于以往各类学校以保管档案为主要目标的档案管理。其是高校教学当中的重中之重。但是多年来它都以学院副设设施形式存在，作用常常被我们所忽视。目前很大一部分高等院校依然延续旧式的档案管理方法管理自己的档案，仅是起保管储存作用，档案信息的特定服务用途并未得到开发。目前牡丹江大学继续教育学院学历教育在校生近3000人，年培训13000多人次。着重强调完善教学档案管理信息化是毕行之路，涉猎多项专业，整合档案信息化管理的规划、利用尤为重要，要充分发挥收存档案信息作用及价值。
三、加速信息化管理进程，提高档案信息利用率
（一）档案信息化管理应用原则
制定和实施高校档案信息化管理规范性、安全性、效益性原则可以提升高校的教学质量和工作效率。依照相关职能部门制定的档案规范和法规，使用档案信息系统，实现数字化接收、传递、归档、查询、借阅、保管等一系列工作，规范档案管理避免重建、乱建、丢失等现象发生。现代网路络科技的发达，给人们带来方便的同时，也伴随着一定的安全隐患，不法分子常常利用网络漏洞盗取机密信息。加强对信息化档案管理系统中网络安全系统的研发至关重要。找寻有效的保护措施，成立专业信息技术部门，确保档案信息及信息系统的安全。档案信息化建设是一项需人、建物、耗财的系统化工程，但它的建立是势在必行的事情。其建立建成使用都要遵循管理工作的效益原则。结合学校自身条件、基础，发展方向，服务对象等因素，研究其利用率，制定自己的系统模式，化繁为简，关注点要、热点，优化信息化档案管理。
（二）研发建立档案管理信息化系统
高校的信息化档案管理就是在原由的传统式档案管理的基础上加入利用电子专用设备录入、储存、查询、借取等形式，结合网络技术传递方式向服务对象提供快捷一体化高质服务，提高广大师生对档案信息的利用效率，也相应的优化档案从业人员的工作环境。
档案管理的技术流程。我们首先应当建立长效的档案管理信息系统，结合院校本身的实际情况，利用电子设备从电子档案的收集、整编、归档、验收、整理、入库到档案信息的发布、查询、借阅、销毁等处理流程进行全过程控制和管理。按照其处理流程，设计档案信息化系统软件功能模块。其流程中完善、规范档案管理工作相关制度应是第一优先完成事情，使今后档案从业人员有规可束，有章可行。为师生有效、合理、安全地使用各种学校电子档案奠定良好的基础。
2.档案信息化管理建设。在高校档案管理的信息化进程中，要弘扬高校的传统文化精神，传承好的管理理念，在此基础上坚持改革创新。要做到运用电子技术，建设档案目录数据库，以便提高档案利用效率，提升服务质量。在此基础上推进电子档案多媒体化改革。整合多方面档案信息资源转型为数字化管理，建设成相关的全文信息型及多媒体信息型数据库，实现多形式信息化输出，提升工作效率和服务质量。要注意的是对于整编后归档的档案信息需要进行严格的验收程序方可入库，以确保档案信息完整、准确。3.提升档案信息化管理水平。档案从业人员是高校档案信息化改革的核心要素。其自身素质及职业素养，开拓及创新精神，所拥有的管理理念都影响着档案管理水平和质量。学院应当充分重视档案管理部门的创建，加大吸收专业档案从业人员充实队伍，定期组织档案工作人员参加进修，提供相应学习机会，培养高素质的档案管理工作者，以便于在之后的工作中进行标准化操作，保量优质提升档案管理水平。
在科技高速发展的今天，高校档案应用信息化管理也在适应现今社会发展中不断的提高提升自己。它的存在反映出一个学校的教学水平及理念。它的完善有助于提高学校教学质量。它的发展日益加快，也任重道远。
档案信息化管理的制度 2
一、广播电视档案信息化建设工作中出现的问题
由于各个地区经济发展水平参差不齐，因此这项工作的开展程度各不相同。比如中央电视台拥有雄厚的实力，很早就开展这项工作，而且做得很好、很到位。而且率先按照国家制定的《广播电视资料编目规范》来开展档案信息管理工作，但是对于很多县级广播电视机构，很难像中央电视台这样把这项工作做好、做到位。总的来说，地方档案信息化水平比较低，软硬件设备都比较落后。虽然很多地方比较重视这项这个，纳入了很多先进设备，但结果还是无法让人满意。这种情况严重制约了我国广播电视档案信息化管理建设工作的正常进行。
二、推动我国广播电视档案信息化管理工作的措施
（一）提高管理人员的素质和技能
广播电视机构拥有一支高素质、高技能的信息化管理队伍是推动广播电视档案信息化顺利进行的人才保证。因此，做好这项工作，首先应该注重引进高素质人才，引进那些计算机技术、网络技术高超的专业人士。在任用过程中，要选择那些负责任、有担当的同志，要任用那些热爱这项工作、甘于奉献的同志。其次，要加强培训内部的队伍，注重提高档案信息管理工作人员的素质和技能。要做好培训工作，从理论基础出发，结合工作的实际情况，找出合适的培训方法。在提高工作人员素质的同时，要扩大他们的知识面，加快他们知识更新的速度，达到提高自身素质的目的，推动工作人员综合素质全面发展。
（二）加大资金的投入
档案信息化管理工作需要投入足够的资金，需要提供必要的硬软件设备。因此，在开展广播电视档案信息化管理工作中，要做好财政预算工作，从根本上解决资金问题。同时要做好资金的使用工作，合理的使用资金。比如在购置刻录机、扫描仪等设备时要做好资金的监督工作。而且也需要做好其他基础性工作，比如在集中力量将系统档案进行数字化处理的工作，将系统的信息刻录到光盘、磁盘等计算机等储存器中，从而完成档案信息向数字化转化的工作。同时，在对现有的专题、新闻进行整理时，要分门别类，做好整理工作，从而实现信息向数字化、电子化方向发展。
（三）制定合理的广播电视档案信息管理工作体系
制定合理的档案信息管理体系，有利于推动各个地区信息管理工作顺利开展。因为很多广播电视机构在信息管理中没有统一的规范，缺乏成熟的、系统的理论作为指导。所以为了减少不必要的问题，急需制定一套标准体系，从而规范档案信息管理系统、数据格式等工作。
三、结语
总而言之，广播电视档案信息化管理工作不是一项简单的工作，需要认真分析目前工作中存在的问题，找出问题原因。因此，在今后工作中，要加大资金的投入，提高信息管理人员的素质和技能，同时也要制定一套合理的规范体系，推动各个地区广播电视档案信息工作的均衡发展。
档案信息化管理的制度 3
科技信息化高速发展的今天，传统的人事档案管理制度将被人事档案信息化的管理所代替。人事档案信息化的管理是指采用现代先进信息技术来完善当今的人事档案管理工作，是人事档案管理工作发展的必然趋势和结果。
随着我国改革开放的程度不断加深，各个行业的不断发展，流动人口也在逐年攀升，传统的人事档案管理制度已经不能满足现代社会的需要，人事档案信息化管理成为了人事档案管理区域的发展趋势和结果。人事档案信息化建设是一项艰巨而繁琐的系统性工程，它涉及到档案管理工作的方方面面，只有提高和深化档案工作者对于人事档案信息化建设的认识，才能推进人事档案信息化建设的步伐，建设出适应时代发展的人事档案信息化管理制度。
一、我国人事档案管理制度的发展现状
我国的人事档案管理制度始于20世纪50年代，为我国的公共管理工作做出了不可磨灭的贡献。随着我国社会主义的政治体制和市场化经济体制的改革深入，传统人事档案管理的弊端和不足也逐渐凸显出来，人事档案管理工作遇到了改革的机遇和挑战。
（一）档案内容不够精确。随着我国社会的不断向前发展，各种人事流动也愈加频繁。人事档案管理工作与我们的个人生活工作是息息相关的，由于在最初的人事档案建设过程中的大意，导致了不少人事档案资料不齐全或千篇一律的结果，人事档案管理工作失去了它反映真实情况的作用，使人事档案管理工作落后于社会的发展，面临着无法落实到个人的尴尬局面。
（二）管理方式的落后。在我国政治经济的改革过程中，许多的 机构和单位都进行了重组建设，频繁的人事任免导致了人员流动性较大，人事档案管理工作也变得繁琐。在不少事业单位或机构的人事档案管理工作方面，仍然采取的是手工记录方式，这显然与社会发展是脱节的。我国在经济、文化及其政治方面的发展成就是有目共睹的，但在公共管理体系中却存在着一些问题和缺陷，全面的完善我国的人事管理制度，是我国公民人事档案准确性和安全性的重要保障。
二、建设人事档案信息化管理
建设出一个独立的人事档案信息化管理机构是我国人事档案管理制度的革新目标，是整合我国的人事档案资源和实现我国公共服务均等化的重要途径。
（一）完善我国人事档案管理制度。
人事档案管理是一项严肃的工作，要完善我国的人事档案管理制度要严格要求档案工作者的职业道德，在人事档案管理工作中要严格遵守《人事档案保管与保密制度》、《人事档案材料鉴别归档制度》、《人事档案材料收集制度》、《人事档案转递制度》、《人事档案查（借）阅制度》等五个基本规章制度，让我国的人事档案管理加快步入科学化、制度化、信息化发展轨道的速度。
（二）不断提高档案工作者的素质水平。人事档案管理工作是一个以人为主的工作，档案工作的质量好坏很大程度取决于档案工作者的工作态度和职业道德水平，因此提高档案工作者的素质水平在人事档案管理工作中显得尤为重要。只有加强对档案工作者的政治教育，提高档案工作者的职业素养，才能使档案工作者在从事枯燥单一的档案工作时保持高度的责任感，减少档案工作的失误和差错，积极的去探索科学的工作方法，使人事档案管理工作迈向科学、实用的信息化时代。
（三）信息化的管理手段。信息化的管理手段是当今社会发展的新趋势，将信息化手段运用到人事档案管理中来，提高人事档案管理的工作效率，实现人事档案信息化的管理。目前，国外的人事档案大都已经使用了计算机系统来实现管理，国内也在不断发展之中，要实现人事档案信息化管理，不仅要使用信息化的手段，还要注重人事档案管理的法律制度的建设和档案工作者的素质培养。
三、人事档案信息化管理存在的问题
人事档案信息化管理是人事档案管理发展的必然趋势和结果，但是新事物的发展过程往往是曲折向上的，在人事档案信息化管理的发展过程中就存在着一些问题和不足。
（一）人事档案信息化管理工作缺乏组织性。在我国的人事档案管理工作中，传统的工作方法在一段时间内无法完全被信息化手段覆盖，缺乏总体的规划。缺乏总体规划也就意味着每个地区的人事档案管理工作的发展是不同步的，这种没有组织性的局面为实现人事档案信息化管理设置了路障。
（二）人事档案信息化管理工作的标准和规范有待完善。人事档案最基础的工作就是资料的采集，在有些单位中档案工作人员的业务基础差，且没有一个统一的标准和规范，导致了人事档案质量不高、档案的更新不及时等等问题，这些问题都制约了人事档案信息化管理工作的发展和普及。
（三）人事档案的保密工作受到挑战。
人事档案信息化主要是借助计算机系统来实现，但是在网络环境的影响下，人事档案信息的安全面临着威胁，其主要因素有两个：一是由于人事档案管理部门的人员安全意识和保密意识不强，对于档案数据没有严格的审核和管理，缺乏相关的计算机安全知识，没有及时对档案数据采取安全保密工作，是威胁人事档案信息的最大因素。二是由于有些档案部门没有配备专业的计算机管理人员，没有在计算机系统中设置有效的防护措施，使得人事档案信息处于危险状态。
（四）信息化人才匮乏。人事档案信息化管理工作对档案工作者的工作水平提出了更高要求。在实现信息化的管理过程中，必须要建设一支拥有信息化知识的档案管理队伍，不仅要有熟练的档案管理能力，还有掌握一些必要的自动化、网络化等现代科学技术。目前我国的档案管理系统中，虽然已经补充了一些掌握信息化技术的人才，但是档案管理队伍总体还是处于低水平位置的。信息化人才的严重匮乏，严重的阻碍了人事档案信息化管理工作的发展和普及。
四、完善人事档案信息化管理制度
在人事档案信息化管理工作的发展过程中我们要善于发现问题并解决问题。首先，要制定人事档案信息化管理工作的具体规划。一是要注重各部门间的密切协作，做到合理分工、各司其职，逐步的实现人事档案信息资源的整合与共享。二是要对人事档案信息化管理工作进行统筹兼顾，使整项工作能够有计划的进行。
其次，人事档案信息化管理工作要做到有法可依、有规可循，这是人事档案信息化管理工作健康发展的有力保障。
档案管理部门要从经充分调查和研究的结果出发，借鉴国际上人事档案管理的标准和规范，建立起符合我国国情的人事档案管理的标准和规范，为我国的人事档案信息化建设提供有力的保障。
再次，由于人事档案信息化的管理工作容易受到人为和网络所带来的安全威胁，所以档案管理部门要严格要求档案管理人员，对档案信息做到严格审查、严格管理。并在计算机系统中安装有效的防护软件，避免受到网络病毒的侵袭，确保人事档案信息的安全。
最后，要推进人事档案信息化的步伐，就必须配备一支既有熟练的人事档案管理能力，又掌握信息化技术的人才队伍。档案管理人员要深入的学习信息化知识，重点掌握自己管理区域内的技术知识，具备良好的理论知识应用能力，以良好的信息化技术来推动人事档案信息化管理的进程。
五、结语
人事档案管理是一种以社会信息为依托，服务于社会大众的工作。在信息化技术高度发展的今天，人事档案管理也要实现向信息化的改革。只有运用现代化的科学技术来发展人事档案管理，才能早日实现人事档案信息化的管理，才能为社会主义建设作出更大的贡献。
参考文献：
①顾彩霞。人事档案信息化管理中的症结及解决途径[J]。黑龙江档案，2009。2。
②刘思洋。从档案管理制度浅谈当代人事档案信息化的管理[J]。中国科教创新导刊，2011。20。
③冯相茹。浅析人事档案信息化管理[J]。中国科技纵横，2011。16。
档案管理信息化论文 4
摘要：本文以档案管理中信息化为研究对象，首先，界定和探讨档案管理信息化的内涵及特点；其次，阐述了档案管理信息化管理的必要性和重要性；再次，论述当前档案管理信息化过程存在的问题；最后，针对当前档案管理信息化存在的问题提出了改善措施或者对策。
关键词：档案管理；信息化；浅析
0 引言
信息化技术给管理带来了深刻的变革，积极转变管理模式，提升管理效率。
信息化在人们日常生活、工作、学习等方面产生了积极的影响，推动着科技、社会、经济极大的发展。
当然，档案管理无不例外也受到信息化发展的影响，既有机遇也有挑战。
随着档案管理所承载的信息量多样化、复杂化等趋势发展，传统的档案管理模式、工作方式已经不能够适应信息化社会发展的要求。
而且当前档案管理信息化也存在着较多问题，需要亟待完善，以促进档案管理信息化的发展和提升档案信息化管理的效率。
1 档案管理信息化内涵、特点及必要性
1.1 档案管理信息化内涵 档案管理信息化的内涵就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
信息化充分体现在档案管理工作中利用现代计算机技术、信息技术、网络技术等对档案资源进行处理、管理、开发等，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，达到为社会发展提供服务的功能目的。
1.2 档案管理信息化的特点 档案管理信息化具有如下的几个特点：①具有档案信息存储、查取等自动化功能。
②档案信息能够实现共享。
③档案信息化管理具有智能化特点。
④档案信息化管理实现社会化服务。
1.3 档案管理信息化必要性 随着社会不断的发展，当前已经进入了信息时代，知识爆炸式发展，高新技术的突飞猛进等对档案管理也提出了越来越高的要求，传统的档案管理模式主要是以手工为主，分类编目、检索等工作都依靠手工完成，效率很低，当前档案信息量的急剧增加，种类繁多，纸质的经过查阅容易变烂、需要保存完善，需要大量的材料来装载信息，不符合当前低碳经济发展要求，因此传统的档案管理模式已经难以适应当前社会发展的要求。
随着计算机技术、网络技术等不断发展，档案管理出现网络化、电子化、动态化、数字化等信息化模式是必然发展趋势。
现代的信息技术，比如大容量的硬盘能够存储大量的数据信息，网络技术能够实现远程数据传输。
2 当前档案信息化管理存在的问题
2.1 档案管理人员素质有待提高 从当前状况来看，各单位的档案管理人员整体素质不高，由于传统的档案管理方式、方法适应不了现代的要求，先前的档案管理人员采用现代档案管理模式，但是其信息化管理专业性、学历层次、理论水平等参差不齐。
新聘请的档案管理人员大部分由于缺乏信息化管理经验，管理观念意识不强。
各单位比较普遍的状况是既懂档案管理专业业务知识又懂计算机技术、网络技术等信息技术的复合型人才甚少，能够对档案管理软件进行维护，开发档案管理软件的人才奇缺，基本上处于操作层面，对档案管理信息化发展形成人力资源障碍。
2.2 档案管理数据安全问题 网络信息技术带来方便的同时，也给信息泄入带来隐患。
档案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威胁，如何来维护档案管理信息化的网络安全将是一项长期的任务，也是档案管理信息化建设和发展的一道障碍。
2.3 档案管理信息化模式不够规范 当前，存在各类档案的著录细则相容性不强，档案分类，编号等方面没有统一有效的标准，仅着眼于某一个专业系统，难以全面展开实施。
由于档案管理在标准及规范方面存在不统一，某种程度上导致信息数据格式及系统的异构。
再者，我国档案管理信息化软件方面的通用性等存在严重不足，信息技术的设备比如扫描仪型号不一，档次参差不齐，硬件环境也缺乏统一规范，这些都影响到档案管理信息化的进一步发展。
2.4 档案信息化管理的数据质量问题 由于档案信息化管理将纸质的文件电子数据化后，电子文件具有信息的非纸质性、信息与载体的可分离性、信息载的脆弱和不稳定性、信息存储的高密度性、信息的易更改和易丢失性等特征，从而出现了数据质量问题，而且当前维护电子文件的真实性的途径及方法还不能够达到确保电子数据文件真实性的目的。
3 改善当前档案管理存在问题的措施
3.1 培养及引进档案信息化管理高素质人员 针对当前档案信息化管理人员素质不高的现况，需要加强人员的档案管理信息化业务培训，适当引进高素质人才，打造一支适应现代化档案管理要求的专家型队伍，向既熟悉档案管理业务又懂得计算机档案管理技术的复合型人才的目标迈进。
3.2 加强档案信息化管理人员的安全意识 档案信息的重要性不言而�
认真务实的对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格管理。
适时的对计算机进行杀毒，安装防火墙，升级杀毒软件，升级相关硬件设施，严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，要严格执行“三网”隔离，采取可靠的防范技术和措施，确保档案部门网络的信息安全，对面向公众的上网信息进行严格审查，确保都是可以公开的信息。
3.3 统一及制定档案管理信息化标准 统一档案管理信息化的标准，必须要依托国家行政的力量，打破各个单位各自为政的局面，统一国家政策法规和各种业务规范。
档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设过程的始终。
档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号设置以及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。
3.4 加强电子档案归档管理 加强电子档案的归档管理目的就是为了确保档案信息化电子文件的真实性，档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。
研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。
参考文献：
[1]档案管理信息化初探[J]。农村经济与科技，2009，20(9)。
[2]加强档案管理信息化建设[J]。科技资讯，2009.
[3]陈希琳。高校档案信息化建设的思考[J]。合肥师范学院学报，2010,(5)。
档案信息化管理制度 5
一、总则
1.1 为规范公司档案信息化管理，提高档案管理效率，确保档案信息的完整、准确、安全，特制定本制度。
1.2 本制度适用于公司内所有档案的信息化管理，包括档案的`收集、整理、存储、使用、备份、销毁等各个环节。
1.3 公司各部门应严格遵守本制度，确保档案信息化管理的规范性和有效性。
二、档案收集与整理
2.1 各部门应按照公司规定，及时将产生的档案进行电子化，并提交至档案管理部门。
2.2 档案管理部门应对提交的档案进行审核，确保档案的真实性和完整性。
2.3 档案管理部门应对档案进行分类、编号、命名，建立档案目录，方便后续查询和使用。
三、档案存储与保护
3.1 档案应存储在安全可靠的环境中，确保档案信息的保密性和完整性。
3.2 档案管理部门应定期对档案进行备份，防止数据丢失或损坏。
3.3 未经授权，任何人员不得擅自访问、修改、删除档案信息。
3.4 档案管理部门应定期对档案进行安全检查，及时发现并处理安全隐患。
四、档案使用与查询
4.1 公司员工在需要使用档案信息时，应向档案管理部门提出申请，经审核批准后方可访问。
4.2 档案管理部门应建立档案查询系统，方便员工快速查找所需档案信息。
4.3 员工在查询档案信息时，应遵守公司保密规定，不得将档案信息泄露给无关人员。
五、档案备份与恢复
5.1 档案管理部门应制定档案备份计划，定期对档案进行备份，确保数据安全。
5.2 档案管理部门应测试备份数据的恢复能力，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。
5.3 档案管理部门应记录备份和恢复操作的过程和结果，以备后续审计和追溯。
六、档案销毁与处置
6.1 档案管理部门应定期对过期或无效的档案进行清理和销毁，确保档案信息的准确性和有效性。
6.2 档案销毁应经过公司领导的批准，并严格按照相关规定进行操作。
6.3 销毁后的档案应妥善处置，防止信息泄露或环境污染。
七、附则
7.1 本制度由公司档案管理部门负责解释和修订。
7.2 本制度自发布之日起执行，如有与以往规定相抵触之处，以本制度为准。
7.3 公司员工应自觉遵守本制度，如有违反者将按照公司相关规定进行处理。
如何进行档案信息化管理 6
一、 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理
传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的'档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。
二、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程当中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
三、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化
现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构。
因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：
首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。
其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。
再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。
档案信息化管理制度 7
为加强本单位档案信息化建设，保障档案信息化工作的顺利开展，根据国家有关法律法规和档案管理的规定，结合本单位实际情况，制定本制度。
一、总则
本制度适用于本单位各类档案的信息化管理工作，包括档案数字化、电子档案管理、信息系统建设与维护等。
二、档案数字化
1、制定档案数字化工作计划，明确数字化的范围、进度和质量要求。
2、严格按照国家和行业标准进行档案数字化，确保数字化成果的质量和准确性。
3、图像清晰、完整，无歪斜、模糊等现象。
4、目录数据与图像对应准确，著录信息完整、规范。
5、对数字化过程中的档案进行妥善保护，防止档案受损或丢失。
6、数字化工作完成后，进行质量检查和验收，对不合格的数字化成果进行整改。
三、电子档案管理
1、建立电子档案的收集、整理、归档制度，确保电子档案的齐全完整。
2、电子档案应按照规定的格式和存储要求进行保存，定期进行备份，并存储在安全的环境中。
3、对电子档案的访问和使用进行权限管理，防止未经授权的访问、修改和删除。
4、定期对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性检查，发现问题及时采取措施解决。
四、信息系统建设与维护
1、规划和建设适合本单位档案信息化管理的信息系统，确保系统的功能满足档案管理的'需求。
2、信息系统应具备档案管理、检索利用、统计分析、安全防护等功能。
3、建立信息系统的维护机制，定期对系统进行升级、优化和安全检测，确保系统的稳定运行。
4、对信息系统中的数据进行定期迁移和转换，以适应技术发展和业务需求的变化。
五、安全管理
1、建立档案信息化安全管理制度，采取技术和管理措施确保档案信息的安全。
2、安装防火墙、杀毒软件等安全防护设备。
3、对重要数据进行加密存储和传输。
4、对档案信息化工作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。
5、制定档案信息化安全应急预案，定期进行演练，确保在发生安全事故时能够迅速响应和处理。
六、监督与考核
1、定期对档案信息化工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。
2、对档案信息化工作进行考核，将工作绩效与个人奖惩挂钩。
七、附则
1、本制度由本单位档案管理部门负责解释。
2、本制度自发布之日起施行。
档案信息化管理的制度 8
摘要：计算机的开展，为我们生活的各个方面带来了便利，应用办公室软件系统或其他软件对文件进行管理越来越便当，在档案管理方面我国很多中央都采用了信息化的技术，但是仍有一局部档案由于时间的长远以及重要性，没有被信息化。信息化档案建立会大大的便当我们档案的管理和查阅工作，但是电子档案依赖于电子设备，假如设备呈现问题就可能面临档案失效，同时把档案存在放在网络上容易被别人入侵，档案平安性不高。本文剖析了电子档案的信息化管理的优点及缺陷，并讨论了电子档案将来的开展趋向。
如今的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的状况，在一些新的机构或单位普通都采用电子档案的管理，由于电子档案有着快速直观的特性，但是有些重要部门或者以前的机构，为了保证档案的平安性或者材料太难整理没有完成电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋向，电子化档案有着诸多优点，但是也有着缺陷，但是这些缺陷是今后能够处理的，最重要的观念的改动。
1电子档案是档案开展的趋向
电子化、信息化办公为我们的工作的便利性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的开展，定制类软件降生，办公质量和速度得到更多的提升。因而档案的电子化和信息化也是开展的必然性。由于电子档案有着以下的几个优点：第一，电子档案对办公的场地请求小，在贮存大量的档案时不需求档案室，不需求房屋和场地的请求，有足够装置电脑的位置即可。大大减少了场地本钱。第二，电子档案记载信息和查找信息的速度快，相比拟传统及档案室设计，电子档案只需求简单的操作几下鼠标和键盘就要能够查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三，电子档案复制速度快，有些档案要需求共享时，电子档案能够快速完成材料复制，但是传统档案管理速度慢，而且会经常呈现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑，可以很好的辨认。但是有些传统档案有人书写，内容有时很难识别。
2电子档案存在的缺陷
2.1电子文件的平安性和长期保管性问题
电子数据的保管凭仗的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在，中国人心里有种“眼见为实”的观念，对应用计算机数据存储档案，由于看不到数据的详细存在一直对档案的平安性抱有疑问，电子档案在长期保管中遭到计算机硬件的影响，假如存储的硬盘损坏。将代表一切文件都可无法找回，但是应用最近的云技术能够摆脱数据对硬件的依赖，但是另一个问题还是电子档案的重要缺陷，那就是平安性。电子档案可能被不法分子入侵然后文件损失，或者被非法复制，以及程序员的失误操作形成文件不可修复性破坏等问题，也是电子档案的平安性的重要问题。但是一切办法都不是圆满的，传统文件档案管理也可能面临火灾，偷盗等问题。电子档案的入侵相对较容易，抗干扰才能差，同时数据修复才能较低，但这些是逐步能被修复和改善的。
2.2纸质和电子档案并存的问题
关于我国而言，传统的纸质档案应用时间较长，在居民意中一向有着“白纸黑字”的想法。因而，局部地域并未大范围的提高电子档案，其纸质档案仍然占有大局部的档案工作内容。此时，纸质和电子档案并存的问题，直接影响我国的电子档案提高和信息化管理工作。从目前的状况来看，两种档案方式并存问题主要表如今以下几个方面：第一，纸质档案常常会由于对环境请求较高，因而在持久的保管后，字领会含糊、页面会发黄，此时要想再次输入电子档案，其阻力较大；第二，局部秘密档案或者是及其重要的文件，必需经过纸质档案来保管；第三，电子档案的工作并未得到一切人的信任，呈现问题的时分，并不能第一时间找到纸质档案来比照，由此在客观上构成了档案方式的抵触，社会言论的压力也在客观上为电子档案工作形成了不小的影响。
3电子档案信息化管理计划
3.1更新电子档案的管理办法
电子档案有着比传统档案优秀的特性，但是也有着缺陷，有着关于平安性上人们的担忧。为了补偿电子档案存在的缺陷，就要改动电子档案的管理办法。首先就是依照档案的重要水平树立合适相应的防火墙，同时关于极重要的档案树立相应的镜像，把镜像文件给公众运用，同时主体文件维护平安性，就算不法分子入侵了镜像档案系统，也不会形成什么影响，只需再复制一个新镜像就能够把被窜改的数据交换。档案管理的日常工作时，应该做好相关人员的培育工作，减少失误操作，同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用，把档案树立在云上，维护在硬件呈现问题时，档案的平安性。另外要对档案进行经常性的检查，扫除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据假如把平安性问题处理了就逐步替代传统档案的位置，做到档案全部的电子化。
3.2采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理
电子档案信息化管理外表上比拟优良，但在实践的操作中，并不一定会取得理想的效果，其平安隐患和要挟较多，很多方面都是有待健全的。为此，今后在电子档案信息化管理过程中，还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理，即对原始文件展开大量的维护和备份工作。电子档案原始文件的管理，可尝试从以下几个方面动身。第一，电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功用，并进行相应的。用户确认工作。第二，电子档案部门在展开信息化管理的过程中，必需和技术部门、法律部门等专业部门进行亲密的配合，以此来保证信息化管理的规范化和自动化，减少各种不用要的矛盾和抵触。第三，由于原始电子文件的重要性，应定期展开备份工作，保证一切的文件都有迹可循。第四，电子原始档案在存储的过程中，应设定一定的密保措施，避免呈现恶性事情；同时，每一次的电子档案更新，都不要掩盖之前的材料，应保证档案在调取过程中，能够明晰的展示出每一次的更新时间、更新内容。第五，由于电子文件的原始性十分重要，因而应对其采用最新的技术来完成，并且要经过多项测试，需确保每一个方面都万无一失。综上所述，电子档案信息化管理在目前的工作中，正在努力的展开，将来工作还会进一步提升。
4结论
在档案的管理上懂得分离新的技术，把信息化融入其中。树立电子化档案，在电子档案的管理应用中树立相应的机制，认识到电子档案的优点和缺陷。发挥电子档案的优点，关于缺陷方面要分离相应的技术改善相应的平安性上的问题。关于一些主要档案管理能够采用两种档案管理形式共同进行方式，然后慢慢的电子档案会占领档案管理的主流位置。
参考文献
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档案信息化管理制度 9
一、总则
1. 为规范公司档案信息化管理，保障档案信息的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，特制定本制度。
2. 本制度适用于公司所有档案的信息化管理，包括纸质档案和电子档案。
3. 档案信息化管理应遵循安全性、完整性、真实性和便利性的原则。
二、档案信息化管理机构与职责
1. 公司设立档案管理部门，负责档案信息化管理的具体工作。
2. 档案管理部门应配备专职档案管理人员，负责档案的收集、整理、存储、利用和保密工作。
3. 档案管理人员应接受档案信息化管理的专业培训，熟悉档案管理法规和档案信息化管理的相关规定。
三、档案信息化管理内容
1. 档案收集：档案管理部门应按照档案分类标准，及时收集各部门产生的档案，确保档案的完整性和真实性。
2. 档案整理：档案管理人员应对收集到的档案进行整理，编制档案目录，确保档案有序存放。
3. 档案存储：档案应采用电子和纸质双套存储方式。电子档案应存储在安全可靠的信息系统中，纸质档案应存放在防火、防潮、防虫的`档案室中。
4. 档案利用：档案管理部门应提供档案查询、借阅等服务，方便各部门和个人使用档案。同时，应制定档案利用规定，确保档案的合理利用和保密。
5. 档案保密：档案管理人员应严格遵守档案保密规定，对涉及公司机密和商业秘密的档案应严格保密，防止泄露。
四、档案信息化管理流程
1. 档案收集流程：各部门按照档案分类标准，将产生的档案移交给档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行登记、验收和整理。
2. 档案整理流程：档案管理人员对收集到的档案进行整理，编制档案目录，并按照档案分类标准进行分类存储。
3. 档案存储流程：档案管理人员将整理好的档案进行电子扫描，生成电子档案。同时，将纸质档案存放在档案室中。
4. 档案利用流程：各部门和个人可通过档案管理部门提供的档案查询、借阅等服务使用档案。档案管理部门应对使用档案的人员进行登记和审核，确保档案的合理利用和保密。
五、档案信息化管理安全
1. 档案管理部门应建立健全档案信息化管理的安全制度，确保档案信息系统的安全稳定运行。
2. 档案管理人员应定期对档案信息系统进行备份和恢复测试，确保档案数据的安全可靠。
3. 档案管理部门应建立档案信息安全保密制度，对涉及公司机密和商业秘密的档案进行加密存储和传输。
六、附则
1. 本制度自发布之日起执行，由档案管理部门负责解释。
2. 本制度如有未尽事宜，由公司管理层研究决定。
3. 本制度的修改和废止，由公司管理层决定并发布。
档案信息化管理制度 10
一、总则
1.1 目的
本制度旨在规范公司档案信息化管理工作，确保档案信息的准确性、完整性、安全性和可追溯性，提高档案利用效率，为公司各项工作的顺利开展提供有力支持。
1.2 适用范围
本制度适用于公司所有部门和个人在档案信息化管理中的行为。
1.3 职责
档案管理部门：负责制定、修订档案信息化管理制度，并组织实施；负责档案的收集、整理、存储、利用和保密工作；
各部门：负责本部门档案的收集、整理、移交和利用工作；
公司员工：遵守档案信息化管理制度，保护档案信息的安全和完整。
二、档案收集与整理
2.1 收集范围
公司各部门在工作中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等各种载体和形式的档案，均属于收集范围。
2.2 收集要求
各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案信息的完整性和真实性；
收集的档案应按照规定进行分类、编号、装订，并填写档案移交清单；
档案移交应定期进行，确保档案信息的。及时性和连续性。
2.3 整理要求
档案管理部门应对接收的档案进行鉴定、分类、编号、装订和编目，确保档案信息的规范性和系统性；
档案整理应遵循便于利用、便于保密的原则，确保档案信息的安全性和可追溯性。
三、档案存储与利用
3.1 存储要求
档案管理部门应建立档案存储设施，确保档案信息的物理安全和环境保护；
档案存储应遵循防火、防水、防潮、防尘、防虫、防盗等要求，确保档案信息的安全性和完整性；
档案存储应采用信息化手段，建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理。
3.2 利用要求
各部门和个人在利用档案信息时，应遵守档案利用规定，确保档案信息的完整性和安全性；
档案利用应按照规定进行登记、审批和借阅，确保档案信息的可追溯性；
档案利用应遵守保密规定，不得擅自泄露档案信息。
四、档案保密与安全管理
4.1 保密要求
档案管理部门应制定档案保密制度，明确档案保密范围和保密责任；
各部门和个人在涉及档案保密事项时，应严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露；
对违反保密规定的行为，应依法依规追究责任。
4.2 安全管理要求
档案管理部门应建立档案安全管理制度，明确档案安全管理责任和措施；
各部门和个人在档案信息化管理中，应遵守安全管理制度，确保档案信息的安全性和完整性；
对发现的安全隐患和事故，应及时报告并采取有效措施进行处理。
五、附则
5.1 本制度由档案管理部门负责解释和修订。
5.2 本制度自发布之日起执行，如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。
如何进行档案信息化管理 11
一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。
要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。
二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。
创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。
一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；
二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。
档案管理标准化包括：
档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。
信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。
档案管理信息化论文 12
【摘 要】本文分析当前档案信息化管理面临的问题，提出了实现档案管理信息化的对策，要加强硬件设备的配置，加强标准化、规范化建设，档案信息的安全网络化及加强人才培养，提高管理人员素质等建议。
【关键词】档案管理信息化；面临问题；对策
随着信息技术的在档案管理领域的快速发展，档案管理信息化为档案管理现代化提出了新的机遇与挑战。
数字化档案管理在机关、组织和个人社会活动中逐步实施，为档案管理提供了传统管理无法比拟的优势，使档案管理工作水平和管理效率得到了大幅度提高。
然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题出现。
实现档案管理信息化就是解决这些问题最好的办法。
一、档案管理信息化的内涵
1、档案管理信息化的定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。
换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。
2、档案信息化建设主要内容
（1）基础设施建设。
主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。
它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
（2）档案信息资源建设。
档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。
档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。
档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
（3）应用系统建设。
应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
（4）标准规范建设。
是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。
对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。
（5）人才队伍建设。
档案信息化建设，人才是关键。
人才是最宝贵的资源。
它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
二、当前档案信息化管理面临的问题
目前，我们传统的档案管理大多以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研 、统计的整编程序，以提供纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。
电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。
数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。
档案信息化管理面临诸多困难和挑战，任重而道远。
1、面临创新的挑战
原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，还包括工作模式、工作方法的改进与加强。
如围绕档案信息系统的上线使用及文档管理一体化。
加强信息化作业的推广，加强档案室与计算机室的工作协调，使系统逐步优化，数据存储更合理化，科学化，对软件功能的新需求能够及时进行需求分析与功能开发，不断加强档案管理软件的安全性和便捷性，使整套软件系统更加体现以人为本，科学至尚、业务全面，统筹兼顾的特点。
对于这类整合，档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。
2、面临标准化、法制化的挑战，档案信息化应遵循的规范性原则
由于档案自身的复杂性 ，我国政府的档案管理体系亦 比较复杂，分散管理是其突出特点，由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。
制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。
通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。
3、人员配备不合理，技术支持不全面
从现在的档案工作人员来看，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，多是专业知识单一，普通操作型人才。
从年龄结构看，年轻的档案人员极少，40岁以上的占绝大多数，知识和观念老化等问题突显。
技术上一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。
二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。
三、实现档案管理信息化的对策
1、要加强硬件设备的配置是夯实档案信息化管理的基础
档案部门必须正确认识自身所处的地位，多方面争取领导支持，将档案信息化管理纳入整个单位信息化管理体系当中，才能更好的获得支持，从而改善设备条件。
随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理。
尤其是使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。
2、要加强标准化、规范化建设
档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件随着电子政务的推行，电子文件从形成到归档，涉及到的岗位和人员众多，电子公文、电子档案的接收、归档、管理必须按照统一的标准规范进行。
3、要提高档案队伍素质
随着信息化的发展，档案工作迫切需要现代化。
电子计算机技术的`应用，实现了档案管理的自动化，现代通信技术的采用，实现了档案信息传递网络化，运用现代光学技术，实现了档案的缩微化、光盘化等等，由于档案管理设备和手段现代化的不断采用，需要建设一支具有现代化科学技术知识和业务知识的专业档案队伍，才能适应新世纪档案工作发展的需要，适应未来社会的需要。
因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。
4、要加强档案信息的安全网络化的正常运行
对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程；对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全；在系统安全管理上，通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，确保档案信息资源的安全、有效以及网络系统正常运行安全；同时，要加强对工作流程、文件信息以及信息保密的工作。
以计算机为核心的现代信息技术为信息的广泛应用提供了前所未有的技术基础和条件。
档案管理信息化是一种全新的档案管理模式，其依托于现代计算机和网络技术基础之上，并逐渐实现管理工作智能化、技术化、规范化的发展要求。
因此，加强档案管理信息化建设已�
档案信息化管理制度 13
为加强档案信息化管理，确保档案信息的安全、准确和有效利用，特制定本制度。
一、总则
本制度适用于本单位各类档案的信息化建设、管理和利用。
二、档案信息化建设
1、制定档案信息化发展规划，明确阶段性目标和任务。
2、配备必要的信息化设备和软件，保障档案信息化工作的顺利开展。
三、档案信息采集
1、按照规定的标准和流程，对各类档案进行数字化采集。
2、确保采集的档案信息真实、完整、准确。
四、档案信息存储
1、建立安全可靠的档案信息存储系统，定期进行数据备份。
2、采取有效的数据加密和访问控制措施，保障档案信息的安全。
五、档案信息管理
1、对档案信息化数据进行分类、编号和整理，建立科学的目录体系。
2、定期对档案信息进行检查和维护，确保数据的可用性。
六、档案信息利用
1、建立档案信息利用的'审批制度，明确利用范围和权限。
2、为合法用户提供便捷的查询和检索服务。
七、安全与保密
1、加强网络安全防护，防止档案信息遭受网络攻击和泄露。
2、工作人员严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。
八、人员培训
1、定期组织档案信息化相关的培训，提高工作人员的业务水平。
2、鼓励工作人员不断学习新技术，适应档案信息化工作的发展。
九、监督与检查
1、定期对档案信息化工作进行监督检查，发现问题及时整改。
2、对违反本制度的行为进行严肃处理。
十、附则
1、本制度由档案管理部门负责解释和修订。
2、本制度自发布之日起施行。
档案信息化管理的制度 14
1建筑施工企业档案信息化管理的现状
1.1档案信息化管理主要停留在满足档案工作人员的日常工作阶段，远没有达到通过信息平台利用档案的目标
目前，大部分的建筑施工企业建立起了内部档案管理系统，但系统的功能、易用性等方面还存在很多不足，无法较好地满足企业档案管理需求。档案系统也仅停留在供档案管理工作人员应用阶段，不能面向企业全体员工。同时，系统中的数据也只是保存了档案检索条目，造成企业员工无法检索现有档案条目，或检索到条目也很难方便地查阅、利用档案资源。
1.2建筑施工企业档案从业人员的业务水平参差不齐
在国内建筑施工企业中，普遍存在各级领导对档案管理工作重视程度不够，对档案管理工作的重要性认识不足，认为档案管理工作主要就是工程档案的收集、整理、归档、保管等简单工作，不需要太专业的知识、也不必配备专业的人才，从而造成档案从业人员来源杂乱、档案专业知识偏低、业务水平不高，对档案工作影响较大。
1.3国家对档案信息化工作越来越重视，从政府层面
跨入建筑企业行业领域国家档案局于2011年初制定了《国家档案事业发展“十二五”规划》，对企业档案信息化提出了详细要求：以计算机网络硬件和数据库技术为基础，建设档案数据库系统、电子文件归档系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统、打造“一站式”档案资源共享和服务平台。2007年，原建设部下发了《施工总承包企业特级资质标准》，对施工企业信息化提出了原则性要求：企业已建立内部局域网或管理信息平台，实现了内部办公、信息发布、数据交换的网络化；已建立并开通了企业外部网站使用了综合项目管理信息系统和人事管理系统、工程设计相关软件，实现档案管理和设计文档管理。同年下发了施工总承包企业特级资质施工企业信息化考评标准，对竣工文件的编制、管理和档案管理提出了具体的要求。从政府层面对企业档案信息化指明了方向、提出了奋斗目标，极大地推动了施工企业档案信息化工作。
2对建筑施工企业档案信息化管理创新的几点建议
2.1从顶层设计着手，完善企业档案总体规划、管理流程和管理制度
以国家和行业的规划为依据，追根溯源，从企业最高层次上寻求问题的解决之道，将档案信息化管理纳入企业大发展的战略规划当中，结合企业档案管理的现状，制定切合实际的档案信息化规划。要从档案信息化的现状分析情况、与企业总体信息化的关系、建设的目标、系统架构、行动路线等方面进行总体的规划，要保证档案信息化工作既有长期目标，又有短期要求，使档案信息化不至于盲从、杂乱。同时，企业还应当完善档案管理相关的规章制度、优化管理流程。全球的IT技术日新月异，以IT技术为基础的各类电子产品深入我们生活的每个角落，而信息化最重要的一项工作就是信息的标准化，施工企业档案管理相关的很多规章制度都是以针对传统工作方式制定的，不能适应档案信息化的要求，我们必须深入理解档案与信息化结合的特点，修订完善以信息标准化为基础管理制度，顺应信息化潮流，优化档案管理流程，适应档案信息化的要求。
2.2培育复合型档案管理人才，夯实档案信息化管理基础
（1）要加强基础理论和业务技能培训。为了提高档案人员的理论知识和业务技能，各级档案部门应开展多种教育培训，如岗位培训、学历培训、专业学历教育等，通过培训把理论与实际工作有机地结合起来，从而提高业务技能，拓宽视野。
（2）加强现代化信息技术培训。为了保证档案目录数据库建设能够符合规范要求，要加强对档案数据输入人员的继续教育培训，培训重点应放在数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用等方面。通过培训，能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，掌握档案管理应用软件的各种功能，成为档案信息化管理的行家能手，确保档案管理系统平稳、正常的运行。
（3）适时引进专业人才，充分利用和开发档案管理系统。随着科技的日月更新，档案信息化软件也要不断的更新和完善，尤其是挖掘档案系统的潜能开发，更需要数字技术、网络技术、软件开发、设备维修技术、网页制作技术、甚至美工设计等专业人才，只有这些相应专业人才的拥有，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效地实施档案信息化管理工作，为企业服好务。
2.3拓展档案应用新方法，以应用促进档案信息化管理
目前建筑施工企业档案以归档、保管� 我们应当转变思路，形成不仅重视档案保存，更注重档案应用的理念，扩展档案应用的范围，形成全员参与档案管理、全员重视档案管理的氛围。为此，笔者认为建筑施工企业应当从三个方面展开档案信息化建设：
（1）建立一个基于大数据计算平台的档案数据库系统，逐步构建起施工企业内部的电子档案馆，这是提升档案应用水平的前提和基础。
（2）以虚拟化和云计算为基础，构建分布式的档案检索访问门户，让企业所有员工都能方便、快捷地通过门户检索数字档案馆的信息，这是档案与用户交流的平台基础。
（3）构建施工企业竣工资料和电子档案移交管理系统，让施工企业分布在全国的项目现场技术人员能够通过系统平台及时、标准地提交电子档案，这是企业电子档案馆信息的主要来源基础。
2.4充分利用IT新技术，创新档案信息化管理新思路
国家档案事业发展“十二五”规划明确提出数字档案馆和“一站式”平台建设的目标，这两项工作对数据库容量、对数据访问的并发要求、对平台的稳定性等方面要求都非常高，必须深度依赖信息技术。目前IT技术发展中主流的大数据处理技术、虚拟化计算和私有云技术能够较好的满足需求，企业档案管理人员需要与信息化专业人员共同分析、研究、充分利用IT技术，创新档案信息化新思路，使建筑施工企业信息化走向正轨，有灿烂的明天。
2.5重视档案信息化安全，切实维护企业核心利益
任何事物都具有两面性，档案信息化的发展会使企业的档案管理工作效率更高、档案应用更为便捷，同时，企业档案被窃的安全风险剧增。施工企业在工程施工中积累的施工技术、方案等都是企业的无形资产，如被竞争对手窃取，必将损害企业的根本利益。企业在进行档案信息规划、建设和应用过程中，必须做好档案信息安全的规划、设计和建设，并且应随着IT技术的发展，不断升级、完善信息安全的硬件、软件设施；必须坚持档案安全性和异地备份原则，加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略以及重要档案异地备份安全措施，充分保证档案信息的安全性。
3结束语
档案信息化管理是企业生产经营中一项边缘性、基础性工作，是衡量一个企业管理水平高低的标准之一，是一项长期、全面而又具体的系统工程，是企业的无形资产。档案信息本身不直接产生经济效益，但它一旦被利用，就能为企业解决各种经济纠纷，减少不必要的损失。我们应不断整合企业档案信息资源，挖掘潜在价值，为企业的可持续发展提供深度信息支持，为企业生产经营、改革发展等各项工作提供了快捷、高质量的服务。
档案信息化管理制度 15
一、总则
1.1 为加强和规范档案信息化管理，提高档案管理效率，确保档案信息的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。
1.2 本制度适用于公司各部门、单位及个人在档案信息化管理过程中的各项活动。
1.3 档案信息化管理应遵循“统一规划、分步实施、安全可靠、方便利用”的原则。
二、管理职责
2.1 公司档案管理部门负责档案信息化建设的整体规划、组织实施和监督检查。
2.2 各部门、单位应指定专人负责本部门、单位的档案信息化管理工作，并接受档案管理部门的业务指导和监督。
2.3 档案管理人员应具备良好的职业道德和专业技能，熟悉档案信息化管理的相关法规和标准。
三、档案数字化
3.1 档案数字化应遵循国家档案局制定的相关标准和规范，确保数字化档案的质量。
3.2 各部门、单位应将需要数字化的档案按照规定的'格式和要求进行整理、分类和编号，并提交给档案管理部门进行数字化处理。
3.3 档案管理部门应对数字化档案进行质量检查，确保数字化档案的完整性和准确性。
四、档案信息系统
4.1 公司应建立统一的档案信息系统，实现档案信息的集中存储、管理和共享。
4.2 档案信息系统应具备安全可靠、易于操作、便于维护的特点，并应定期进行系统升级和备份。
4.3 各部门、单位应通过档案信息系统进行档案信息的查询、借阅和归还等操作，确保档案信息的及时性和准确性。
五、档案信息安全
5.1 档案信息安全是档案信息化管理的重中之重，应建立完善的信息安全管理制度。
5.2 档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息，并应对档案信息的存储、传输和使用进行严格的监控和管理。
5.3 公司应定期对档案信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。
六、档案利用
6.1 档案信息应充分利用于公司的各项工作和决策中，提高档案信息的使用价值。
6.2 各部门、单位应根据工作需要，通过档案信息系统申请借阅档案信息，并按照规定的时间和方式归还。
6.3 档案管理人员应根据借阅申请，及时提供档案信息，并对借阅过程进行登记和跟踪。
七、附则
7.1 本制度自发布之日起执行，如有未尽事宜，另行制定补充规定。
7.2 本制度的解释权归公司档案管理部门所有。
7.3 本制度如有与国家法律、法规相抵触的，以国家法律、法规为准。